Nem a Számok, Hanem a Kommunikáció a Kulcs: Terv és Tény Új Megközelítésben

Nem a Számok, Hanem a Kommunikáció a Kulcs: Terv és Tény Új Megközelítésben

A modern szervezetek egyik alapvető eleme a mérhetőség, amelyet leggyakrabban számokkal, mutatókkal és KPI-okkal fejezünk ki. Az üzleti életben a “terv és tény” összehasonlítás egy hatékony eszköz arra, hogy lássuk, hol tartunk a céljaink elérésében. Azonban fontos felismerni, hogy a számok önmagukban csak eszközök – egy nyelv, amely a szervezeti kommunikációt támogatja. A számok nem helyettesítik a személyes interakciókat, de erősítik és irányt adnak nekik.

Ebben a blogban azt vizsgáljuk meg, hogyan egészítik ki egymást a számok és a kommunikáció, miért nem elég a száraz adatokra támaszkodni, és hogyan segíthet mindez a félreértések elkerülésében, a felelősségek egyértelműsítésében, valamint a hatékony megbeszélések kialakításában.

A Számok, mint Kommunikációs Eszközök

A számok, mutatók és KPI-ok kiválóan alkalmasak arra, hogy egyszerűsítsék és tisztábbá tegyék a kommunikációt egy szervezetben. A terv és tény összehasonlítás például gyorsan megmutatja, hogy elmaradunk-e a kitűzött céltól, vagy már túlteljesítettük azt. Ezek az adatok objektívek és érzelemmentesek, ami rendkívül hasznos, amikor stratégiai döntéseket kell hozni.

Ugyanakkor a számok nem képesek az összes kérdésre választ adni. Nem magyarázzák el, hogy miért nem értünk el egy célt, ki a felelős az adott eredményért, vagy hogyan fogjuk a problémát megoldani. Ezekre a kérdésekre csak személyes kommunikáció során kaphatunk választ.

A Személyes Kommunikáció Elengedhetetlensége

A számok hidegek, az emberek viszont nem. Egy szervezetben az emberek közötti kommunikáció az, ami valóban életben tartja a folyamatokat. Egy jól strukturált megbeszélés, ahol az adatok csak kiindulópontként szolgálnak, lehetőséget teremt a csapat számára, hogy közösen értelmezze az eredményeket, azonosítsa a kihívásokat, és meghatározza a következő lépéseket.

A hatékony kommunikáció egy szervezetben nem csak a félreértéseket segít elkerülni, hanem biztosítja azt is, hogy mindenki pontosan tisztában legyen a saját szerepével és felelősségével. Így minimalizálható a “nem az én dolgom” hozzáállás, ami gyakran a sikertelen projektek egyik fő oka.

Megbeszélések: A Számok és Kommunikáció Találkozása

A megbeszélések struktúrája kulcsfontosságú ahhoz, hogy a számok és az emberek közötti kommunikáció valóban hatékonyan támogassa a szervezet céljait. A megbeszélések struktúrája két alapvető részre bontható, amelyek a szervezet működésének “gerincét” alkotják:

1. Napi/Heti/Havi Menedzsment-megbeszélések
   Ezek az ismétlődő, rendszeres megbeszélések a szervezet stabilitását és átláthatóságát biztosítják. A riportálás, KPI-ok elemzése és az eredmények visszacsatolása ezen megbeszélések alappillére. Ezek keretében a csapat összehangolja a napi működést és a hosszabb távú célokat, miközben a számok segítenek meghatározni, hogy hol van szükség beavatkozásra.
2. Eltérés-alapú Javító Megbeszélések
   Ezeket a megbeszéléseket az eltérések és problémák megoldására hozzák létre. Bár ezek párhuzamosan zajlanak a fő gerincet alkotó menedzsment-megbeszélésekkel, azokhoz szorosan kapcsolódnak. A javító megbeszélések során meghatározott akciók, felelősségi körök és új stratégiák eredményeit vissza kell csatolni a rendszeres menedzsment-megbeszélésekbe. Így biztosítható, hogy semmilyen részlet ne vesszen el, és a mellék-megbeszélések eredményei se kerüljenek ki a nagyító alól.

Ez a két szintű struktúra – a stabil “gerinc” és az eltérésre fókuszáló, rugalmas “javító” megbeszélések – lehetővé teszi, hogy a szervezet egyszerre legyen stabil és alkalmazkodó.

Szubjektivitás és Objektivitás Kiegyensúlyozása

Fontos megérteni, hogy a szervezeti működésben a szubjektív vélemények és az objektív adatok nem egymás ellen dolgoznak, hanem kiegészítik egymást. Az objektív számok adnak egy keretet, amelyet nem lehet figyelmen kívül hagyni, míg a szubjektív vélemények és tapasztalatok mélységet és emberi kontextust adnak a számokhoz. Egy jól vezetett megbeszélés során mindkettőnek helyet kell kapnia ahhoz, hogy a döntéshozatal teljes és megalapozott legyen.

Egyensúly: Számok és Kommunikáció Kéz a Kézben

A számok és a kommunikáció nem egymás helyettesítői, hanem kiegészítői. Ahogy egy jó térkép segít eligazodni az úton, a számok is segítenek az üzleti célok elérésében. Ugyanakkor egy térkép sem ér semmit, ha nem tudunk kommunikálni a navigáció során. Az adatok és az emberek közötti kapcsolat megfelelő egyensúlya teszi lehetővé, hogy a szervezet valóban hatékonyan működjön.

A következő alkalommal, amikor egy terv és tény jelentést böngészel, ne felejtsd el: a számok csak egy nyelv. Az igazi értéket a kommunikáció teremti meg.

Te hogyan egyensúlyozod a számok és a személyes kommunikáció fontosságát a munkádban? Oszd meg velünk a tapasztalataidat a kommentek között!

Jezsó Attila

Van kérdésed? Vegyed fel velünk a kapcsolatot, és közösen összeállítunk egy személyre szabott fejlesztési csomagot. Sőt, a helyszínen is tanácsadókkal, Coachokkal támogatunk Téged, hogy a változás sikeresen megvalósuljon!

Kapcsolat

Gyere, csatlakozz hozzánk és kövess minket a közösségi médiában is!

• Facebook
• LinkedIn
• YouTube
• Instagram