Nicht Zahlen, sondern Kommunikation ist der Schlüssel: Plan und Fakten in einem neuen Ansatz

Nicht Zahlen, sondern Kommunikation ist der Schlüssel: Plan und Fakten in einem neuen Ansatz

Eines der wesentlichen Elemente moderner Organisationen ist die Messbarkeit, die sich meist in Zahlen, Indikatoren und KPIs ausdrückt. In der Wirtschaft ist der Vergleich von “Plan und Tatsache” ein mächtiges Instrument, um zu sehen, wo wir bei der Erreichung unserer Ziele stehen. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass Zahlen an sich nur ein Werkzeug sind – eine Sprache zur Unterstützung der organisatorischen Kommunikation. Zahlen sind kein Ersatz für persönliche Interaktionen, aber sie können diese verstärken und leiten.

In diesem Blog gehen wir der Frage nach, wie sich Zahlen und Kommunikation ergänzen, warum es nicht ausreicht, sich auf trockene Daten zu verlassen, und wie dies dazu beitragen kann, Missverständnisse zu vermeiden, Verantwortlichkeiten zu klären und effektive Meetings zu gestalten.

Zahlen als Kommunikationsmittel

Zahlen, Indikatoren und KPIs sind eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation in einer Organisation zu vereinfachen und zu verdeutlichen. Ein Vergleich von Plan und Tatsache kann beispielsweise schnell zeigen, ob Sie hinter Ihrem Ziel zurückbleiben oder es übererfüllen. Diese Daten sind objektiv und unemotional, was äußerst nützlich ist, wenn strategische Entscheidungen getroffen werden müssen.

Zahlen können jedoch nicht alle Fragen beantworten. Sie erklären nicht, warum wir ein Ziel nicht erreicht haben, wer für ein bestimmtes Ergebnis verantwortlich ist oder wie wir das Problem lösen werden. Diese Fragen können nur durch persönliche Kommunikation beantwortet werden.

Die Unverzichtbarkeit der persönlichen Kommunikation

Die Zahlen sind kalt, aber die Menschen sind es nicht. In einer Organisation ist es die Kommunikation zwischen den Menschen, die die Prozesse wirklich am Leben erhält. Ein gut strukturiertes Meeting, bei dem die Daten nur ein Ausgangspunkt sind, bietet dem Team die Möglichkeit, die Ergebnisse gemeinsam zu interpretieren, Herausforderungen zu erkennen und die nächsten Schritte festzulegen.

Eine effektive Kommunikation in einem Unternehmen hilft nicht nur, Missverständnisse zu vermeiden, sondern sorgt auch dafür, dass sich jeder über seine Rolle und seine Aufgaben im Klaren ist. Dies minimiert die “Nicht meine Aufgabe”-Haltung, die oft eine der Hauptursachen für gescheiterte Projekte ist.

Diskussionen: das Treffen von Zahlen und Kommunikation

Die Struktur der Besprechungen ist der Schlüssel dazu, dass die Kommunikation zwischen Zahlen und Menschen wirklich effektiv ist und die Ziele der Organisation unterstützt. Die Struktur von Besprechungen lässt sich in zwei grundlegende Teile untergliedern, die das “Rückgrat” der Organisation bilden:

1. 
   Tägliche/Wöchentliche/Monatliche Management-Sitzungen Diese wiederkehrenden, regelmäßigen Sitzungen sorgen für Stabilität und Transparenz in der Organisation. Die Berichterstattung, die Analyse der KPIs und die Rückmeldung der Ergebnisse sind die Eckpfeiler dieser Treffen. Sie ermöglichen es dem Team, das Tagesgeschäft und die längerfristigen Ziele aufeinander abzustimmen, während die Zahlen dabei helfen, zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht.
2. 
   Discrepancy-based Improvement Meetings Diese Meetings werden eingerichtet, um Unstimmigkeiten und Probleme zu lösen. Sie laufen zwar parallel zu den wichtigsten Backbone-Management-Meetings, sind aber eng mit diesen verbunden. Die Ergebnisse der Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und neuen Strategien, die in den Verbesserungsbesprechungen ermittelt werden, sollten in die regulären Managementbesprechungen zurückfließen. So wird sichergestellt, dass keine Details verloren gehen und die Ergebnisse der Nebenbesprechungen nicht übersehen werden.

Diese zweistufige Struktur – ein stabiles “Rückgrat” und flexible “korrigierende” Sitzungen, die sich auf Abweichungen konzentrieren – ermöglicht es der Organisation, sowohl stabil als auch anpassungsfähig zu sein.

Ausgleich zwischen Subjektivität und Objektivität

Es ist wichtig zu verstehen, dass in der Organisation subjektive Meinungen und objektive Daten nicht gegeneinander arbeiten, sondern sich gegenseitig ergänzen. Objektive Zahlen bieten einen Rahmen, der nicht ignoriert werden kann, während subjektive Meinungen und Erfahrungen den Zahlen Tiefe und einen menschlichen Kontext verleihen. In einer gut geführten Diskussion müssen beide einen Platz haben, damit die Entscheidungsfindung vollständig und fundiert ist.

Balance: Zahlen und Kommunikation Hand in Hand

Zahlen und Kommunikation sind kein Ersatz füreinander, sondern ergänzen einander. So wie eine gute Landkarte Ihnen hilft, Ihren Weg zu finden, helfen Ihnen Zahlen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Gleichzeitig ist eine Karte nutzlos, wenn Sie beim Navigieren nicht kommunizieren können. Das richtige Gleichgewicht zwischen Daten und Menschen ermöglicht es einer Organisation, wirklich effektiv zu sein.

Wenn Sie das nächste Mal einen Plan und einen Faktenbericht durchsehen, denken Sie daran: Zahlen sind nur eine Sprache. Der wahre Wert wird durch Kommunikation geschaffen.

Wie schaffen Sie bei Ihrer Arbeit ein Gleichgewicht zwischen der Bedeutung von Zahlen und persönlicher Kommunikation? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns in den Kommentaren!

Attila Jezsó

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