Delegation vs. Aufgabenzuweisung: kennen Sie den Unterschied!

Delegation vs. Aufgabenzuweisung: kennen Sie den Unterschied!

Eines der Schlüsselelemente effektiver Führung ist die richtige Zuweisung von Aufgaben. Wir hören jedoch oft, dass die Begriffe “Delegation” und “Aufgabenzuweisung” synonym verwendet werden, obwohl es wichtige Unterschiede zwischen ihnen gibt. Das Verständnis dieses Unterschieds wird uns nicht nur dabei helfen, unser Team effektiver zu führen, sondern auch, es langfristig zu entwickeln.

Was bedeutet Aufgabenzuweisung?
Die Zuweisung ist ein grundlegendes Managementinstrument, dessen Zweck es ist, den Mitarbeitern standardmäßig Aufgaben zuzuweisen oder ihnen gelegentlich eine neue Aufgabe zu geben, um ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten. Dabei handelt es sich um Aufgaben, die sie ohnehin im Rahmen ihrer Tätigkeit erledigen sollen oder die dazu dienen können, die Fähigkeiten des Mitarbeiters zu verbessern. Die Führungskraft legt dann genau fest, was zu tun ist, wie es zu tun ist, und überprüft oft die Ergebnisse. Der Schwerpunkt liegt hier auf kurzfristigen Ergebnissen und die Verantwortung bleibt in der Regel bei der Führungskraft.

Beispiel:

“Bitte erstellen Sie den Wochenbericht für die Finanzabteilung. Verwenden Sie die Vorlage von letzter Woche und reichen Sie ihn bis Freitag ein.”

Dies ist eine klare Anweisung für eine Aufgabe, die zu den Kernaufgaben des Mitarbeiters gehört und für die der Vorgesetzte bestimmte Richtlinien delegiert. Die Zuweisung einer neuen Aufgabe für die Entwicklung kann jedoch so aussehen: “Bitte erstellen Sie die erste Version der monatlichen Kostenanalyse. Das gehört nicht zu Ihren täglichen Aufgaben, aber ich möchte, dass Sie sich an diesem Projekt versuchen.”

Im letzteren Fall besteht das Ziel darin, die Fähigkeiten und Erfahrungen des Mitarbeiters in neuen Bereichen zu entwickeln, während der Manager die genauen Grenzen der Aufgabe definiert.

Was ist Delegation?

Delegation ist ein viel tiefer gehender Prozess, bei dem eine Führungskraft eine Aufgabe an ein Teammitglied delegiert. Es geht nicht nur darum, die Aufgabe zu erledigen, sondern auch darum, Verantwortung und Entscheidungsbefugnis zu delegieren. Der Zweck der Delegation besteht darin, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich zu entwickeln, Autonomie auszuüben und Kompetenz im Team aufzubauen.

Beispiel:

“Diese Woche übertrage ich Ihnen die Aufgabe, den Finanzbericht vorzubereiten und dem Vorstand zu präsentieren. Das war bisher meine Aufgabe, aber jetzt entscheiden Sie über die Struktur und die Daten. Wenn Sie nicht weiterkommen, kommen Sie zu mir.”

Der Unterschied besteht hier darin, dass die Aufgabe ursprünglich in der Verantwortung des Leiters lag, nun aber an das Teammitglied übertragen wird, das sie selbständig ausführt und die Verantwortung für die Entscheidungen übernimmt.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Konzepten

Warum ist der Unterschied so wichtig?

Manager begehen oft den Fehler, Aufgaben einfach zu delegieren, weil sie so schneller die gewünschten Ergebnisse erzielen können. Dies ist jedoch auf Dauer nicht tragbar, da sich die Teammitglieder nicht weiterentwickeln, keine Verantwortung für ihre Arbeit empfinden und nicht in der Lage sind, unabhängig zu arbeiten.

Delegieren hingegen ist zeitaufwändiger und erfordert mehr Vertrauen, aber es zahlt sich langfristig aus. Die Mitarbeiter werden kompetenter und die Manager können mehr Zeit für strategische Aufgaben aufwenden, weil ihr Team unabhängig arbeiten kann.

Wie entscheiden wir, was wir wann verwenden?

1. Zeitrahmen: Wenn ein dringendes Ergebnis benötigt wird, kann die Aufgabe effizienter zugeteilt werden. Wenn Zeit für Entwicklung und Lernen vorhanden ist, lohnt es sich, sie zu delegieren.
2. Kompetenzniveau: Für einen unerfahrenen Mitarbeiter ist es am besten, ihm zunächst Aufgaben zuzuweisen und diese dann nach und nach zu delegieren.
3. Aufgabentyp: Eine Routineaufgabe kann zugewiesen werden, während eine strategische Aufgabe, die Kreativität erfordert, delegiert werden kann.

Abschließende Gedanken

Für eine effektive Teamführung ist es wichtig, den Unterschied zwischen Delegieren und Delegieren zu kennen. Erfolgreiche Führungskräfte sind in der Lage, ein Gleichgewicht zwischen beiden zu finden und zu wissen, welchen Ansatz sie wann wählen sollten. Wenn Sie langfristig ein starkes, autonomes Team aufbauen wollen, ist die Delegation ein unverzichtbares Werkzeug in Ihren Händen.

Wie wenden Sie diese Methoden in Ihrem Alltag an? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns!

Attila Jezsó

Haben Sie eine Frage? Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir werden gemeinsam ein maßgeschneidertes Entwicklungspaket zusammenstellen. Wir können Sie sogar vor Ort mit Beratern und Coaches unterstützen, damit die Veränderung ein Erfolg wird!

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